「これからのテレワーク」を読んでみて思うこと

「これからのテレワーク」を読んでみて思うこと

コロナ禍で導入された「テレワーク」
みなさん、戸惑いながらも慣れてきたころでしょうか。

わたしも最近テレワークに関する書籍を読みました。そこでテレワークについて、わたしの思うところを少し書いてみようと思います。

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これからのテレワーク

IT企業で20年以上働きテレワークで実績を上げてきた著者による、超実戦的導入メソッド。テレワークがうまくいくために必要な「3つの力」=「セルフマネジメント力」「マルチコミュニケーション力」「成果の見せる化力」
(「BOOK」データベースより)

以下、この書籍の目次です。

  1. テレワークのメリット・デメリットと求められる3つの力
  2. テレワークで評価されるための5つのマインドセット
  3. 「セルフマネジメント力」を高める8つのポイント
  4. 「マルチコミュニケーション力」を高める6つのポイント
  5. 「成果の見せる化力」を高める6つのポイント
  6. さらに成果を上げる「ビジネスコミュニケーションスキル」を高める7つのヒント
  7. マネージャ必読!テレワークがうまくいくための5つの準備

わたしは今、在宅で仕事をしています。以前は(地方での)車通勤や(郊外から首都圏への)電車通勤も経験しています。車通勤ではさほど苦痛を感じなかったのですが、首都圏への電車通勤の1時間は毎日が本当に戦場でした。ホームのどこに並び、通勤電車のどのドアから乗るか、どの位置にいくか、体の向きはどうするか。つり革にさえつかまれないことも多いので、電車が動くたびに体があらゆる方向に流されます。また体に圧力がかかるので特に女性はつらいと思います。1時間も乗れば、運動したのと同様にぐったりすることも多かったです。しかもそのあとに仕事をするわけですから、日ごろの健康管理に気を付けていないと通勤だけで仕事にならない可能性もあります。

満員電車は誰でも嫌なものですよね。もちろん始発に乗ったり、時差通勤をするなど、満員電車を避ける方法もあります。そうであっても、特に首都圏への通勤ではそれらで解消できない路線などもあります。

そして今年に入り、新型コロナウイルスが流行しました。今も「密」を避ける行動が求められています。満員電車も相当な「密」が発生している場所であり、いつクラスターが発生してもおかしくありません。そんな中で急に「テレワーク」を迫られた方も多かったと思います。会社としてもこれまでテレワークとは無縁だった会社も多かったと思います。未経験のテレワークに数週間で、場合によっては数日で対応する必要がありました。自宅でのテレワークで何を揃えればいいのか、また同僚との連絡方法はどうするのか、悩んだ方もいたのではないでしょうか?

急に導入が決まった”Zoom”をはじめとするビデオ会議システム。物理的な社内であればシステム部門などがすべて準備してくれるかもしれませんが、自宅でのテレワーク環境整備にはほぼひとりで取り組まなければなりません。ハード面ではそのようなITスキルを求められる場面がありました。そしてハード面が整うと、今度は「どのように仕事を進めていくのか」というソフト面の問題があります。これは役職によっても差があると思います。上司への報告方法、部下への指示方法、また評価をどのようにするかという問題もありますよね。

ハード面では「このツールを使えばいい」など具体的に会社から提示されると思います。それを導入すればほぼ完了するわけです。しかし、ソフト面ではハード面以上に、試行錯誤して仕事を進めている方が多いのではないでしょうか。これまで社内で通用していた「社内ルール」が使えなくなる可能性も高くなります。何か相談したいことがあった場合、これまでであれば隣の席の〇〇さんに聞けばすぐに解決した。そんなことが気軽にできなくなりました。

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テレワークのメリット

わたしが感じる最大のメリットはやはり「通勤時間のストレスからの解放」です。あと思い浮かべるのは「スーツからの解放」、「時間の柔軟な活用」などでしょうか。

通勤時間を計算してみましょう。

1日の通勤時間 往復2時間
1か月の就業日数 20日
1年間の就業日数 240日
1年間の通勤時間 480時間
40年間の通勤時間 19,200時間

1年間の通勤時間は480時間です。1日24時間で日数に換算すると20日間も通勤時間に費やしていることになります。通勤時間を勉強に当てている方もいるかと思いますが、例えばスマホでゲームやSNSなどをしている方も同じ時間を消費していることになります。また40年間、同じ通勤を続けているとしたら19,200時間。800日間を通勤時間として費やしていることになります。

19,200時間。約2年。それだけの時間があれば何ができるでしょうか?あなたがしたいことがほぼ実現するのではないでしょうか?

とはいえ、全員がすべての時間をテレワークに移行することはなかなか難しいと思います。ここで心に留めておきたいおきたいのは「これだけの時間を通勤時間に費やす可能性がある」ということです。そう思うと、その時間を有効活用したくなりますよね?

テレワークのデメリット

メリットばかりではありません。もちろんデメリットもあります。わたしが思うに一番のデメリットは「双方の仕事が見えにくい」ことだと思います。自分以外の同僚はどんな仕事をしているんだろう?また自分の仕事を上司はきちんと把握してくれているのだろうか?など気になることは多いと思います。

一緒に机を並べて仕事をしていれば気軽に相談や雑談することもできます。何か困っている、忙しそうにしていれば助けることができます。さらに同僚の体調の変化などにも気付くこともできます。そういったことがテレワークでは「自分から」アピールしないと、なかなか相手に伝わりません。

仕事の進捗や成果についても同様です。例えば上司に仕事の進捗を報告するケースをイメージしてみてください。上司が近くにいればすぐに相談することができると思います。「テレワークでも相談はできるよ」という方もいるかもしれません。しかし、テレワークが始まり、相談できるハードルは以前より高くなったと感じた方が多いのではないでしょうか。

このような仕事のやりにくさを回避するためにはテレワークに入る前に「報連相のタイミング」をじっくり話し合っておくことが大事だと感じます。1時間毎に報告する、午後一に報告する、終業時に報告する、など意識して向き合う時間を設定しないと、特に部下の立場の人は不安が多くなります。また相談に関しては「いつでも相談してきて大丈夫だよ」という姿勢が部下を安心させることになると、わたしは思います。

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チャットツールの使い方

テレワークに入り、電話以外に「チャット」を使用している方も多いと思います。テレワークの情報共有などに使用するグループウェアには、必ずと言ってよいほどチャット機能があります。これまでは電話以外では「メール」を使う機会が多かったと思います。「いつもお世話になっております」から始まる、あのメールです。ここで気を付けないといけないことはチャットで連絡を取る場合は、メールの作法はしないということです。チャットはポンポンと会話が弾むように進むのがメリットのひとつでもあります。わかりやすく言えば”LINE”でのやり取りと同じです。

わたしは日ごろから”LINE WORKS”というグループウェア(LINEのビジネス版と思ってください)を使っています。もちろんチャット機能も備えており、LINEと同じように「スタンプ」もあります。少し前までは業務連絡で上司と「スタンプ」でやり取りすることなど考えられませんでした。しかし、スタンプを効果的に使うことで場を和ませることができます。特にグループでチャットをやり取りしている際にはスタンプは効果的に感じました。

とはいえ、メールがチャットにすべて置き換わるかというとまだそこまで進んでいないと思います。チャットは常に流れていくものです。ストックとフローという概念ならばチャットは「フロー」です。より大事なことは「ストック」しやすいメールをうまく活用したいところですね。また旧来からの電話も欠かせないツールです。

「電話」「メール」「チャット」の3つをうまく使い分けられればテレワークも快適になるのではないでしょうか。

セルフマネジメント

テレワーク、自宅で仕事をしていれば様々な誘惑があります。PCで仕事をしていれば気軽にYouTubeの動画にアクセスすることができます。またテレビを観ることだって、ゲームをすることだって気軽にできてしまいます。テレワークには自分を律する力、セルフマネジメントが必要なのはおわかりかと思います。

その反面、時間を気にせずにいつまでも仕事ができてしまいます。そうなると切り替えがうまくできずに、いつのまにかストレスを抱えることになります。「自分はストレスを感じない性格だ」と思っていてもストレスは徐々にたまっていくものです。会社に出社して仕事をしていれば、上司や同僚がそのわずかな変化に気づくことはできるかもしれませんが、ひとりで仕事をしているとそれがなかなか気づきません。

コロナ禍でのテレワークは先が見えません。コロナが落ち着いたら通常の出社、勤務に戻る方もいるでしょうし、このままテレワークを導入したまま、さらに完全テレワークになる方もいるでしょう。これまで仕事とプライベートを切り分けていた方は、その境目がなくなりつつあります。どこまでが仕事なのか、どこからがプライベートと呼べるのか。その線引きは意識しないといけないと、わたしは思います。

線引きに関しては、会社としてもルールを共有しておいたほうがよいかもしれません。会社全体として難しいなら、自身が所属するチーム単位としてルールを決めておくだけでも効果はあると思います。そこを曖昧にしておくと、深夜にメールやチャットがきたり、生活リズムが崩れる可能性があります。もちろん夜型の仕事スタイルがマッチする人もいます。真面目な人は深夜であっても気になり返信してしまいます。そうなると、徐々にチームとしてのパフォーマンスが落ちることは想像できるのではないでしょうか。これを避けるにはツールの通知機能を深夜はオフにするなど、上司からの具体的な指示があるとチームとしても安心して仕事ができると思います。「そんなこと自分でやってるよ」という人もいるでしょう。しかし「上司から」というのがポイントです。上司からの指示であれば「堂々と」通知機能をオフにすることができます。

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セキュリティ

テレワーク中に社内の情報にアクセスするには様々なルールがあると思います。会社にいれば簡単にアクセスできた情報になかなかアクセスできないことも多々あるかと思います。また不慣れなツールを使うことも増えました。さらに自己所有のPCを使う方もいるかと思います。自己所有のPCもセキュリティ対策が万全であればいいのですが、普段それほど意識していない人には不安な面もあるかと思います。

意外なところから情報は漏れていくものです。テレワークといっても自宅だけで仕事をするわけではありません。気分転換も兼ねて、街中のカフェでノートPCを持って仕事をする方もいるでしょう。電車の中で仕事をする方もいますよね。情報が漏れるひとつの経緯として「他人に画面を見られてしまう」ことが挙げられますが、これが意外と多いのです。あなたは公共の場で社内の重要な情報を加工していませんか?またセキュリティ対策をきちんとしていますか?会社の決められたルールから逸脱していませんか?

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まとめ

テレワークのメリットとデメリットを意識すること、セルフマネジメントをきちんとすることは特に重要だと思います。これを意識しないと自身の心身のバランスを崩すことにもつながります。またチームをマネジメントする立場にいる人は各自に任せるのではなく、ひとりひとりの心身の状態を定期的にチェックすることも大事です。「大丈夫です」と言われても実際は大丈夫じゃないケースも多いです。見えないからこそ、今まで以上に周りに気を配ることがテレワークには必要だと思います。

ひろりん